Keisen Consultores - TIPS PARA SU PLANEACION DEL AÑO PROXIMO.

Por Ricardo Hirata.
Algunas tendencias en materia de planeación nos indican que para que el ejercicio de reflexión estratégica sea lo más productivo posible, es importante que Usted tome en consideración los siguientes puntos:

Existen muchos errores que se cometen en la planeación, que van desde la ausencia de un verdadero plan, la planeación que no toma en cuenta el entorno, el uso de datos no veraces, hasta los ejercicios de planeación que se guardan en un archivo y son confidenciales para el resto del personal.

Algunas tendencias en materia de planeación nos indican que para que el ejercicio de reflexión estratégica sea lo más productivo posible, es importante que Usted tome en consideración los siguientes puntos:

1) Defina el dominio o sistema sobre el cual desea planear. Se puede realizar la planeación de un país, un estado, un sector productivo, una empresa o institución, así como planear un sistema de ventas, un lanzamiento de un producto, la imagen de la empresa o las formas para incrementar las ventas exclusivamente.
2) Defina en consecuencia, el entorno del sistema. Una vez determinado el sistema a planear, se puede determinar el entorno del mismo, así como "sub entornos" de trabajo. Por ejemplo, si el sistema es su organización, el entorno global será seguramente el medio ambiente que ejerce presión sobre el sistema mismo. Sin embargo, puede determinar sub entornos como el sector al que pertenece o el páis de origen.
3) Determine los actores que se requiere para el ejercicio de planeación. Una vez determinado el sistema, es importante que participen en el ejercicio de reflexión todos aquellos miembros representativos del sistema mismo, sin importar su nivel jerárquico. Lo que nos interesa en un ejercicio de planeación es tener presentes todas las voces y enfoques existentes del sistema. El error más común en la actualidad es realizar ejercicios de planeación en donde los participantes se definen más por el organigrama, que por su aportación y experiencia.
4) Defina los indicadores clave que nos ayudan a medir el desempeño del sistema, así como toda la información y datos referentes a dichos indicadores de años pasados. Muchos ejercicios de planeación buscan mejoras al sistema, pero no conocen la medida de desempeño del mismo.
5) Al determinar los objetivos o directrices principales para el siguiente año, es importante que tome en consideración lo siguiente:

a. Determine los fines que pretende alcanzar después y gracias a las actividades a realizar en el siguiente año. Estos se llaman objetivos.
b. Determine las direcciones de mejoramiento para alcanzar los objetivos. Esto se puede lograr muy fácil con la siguiente pregunta: ¿qué desea incrementar o reducir? Y ¿En donde?
c. Defina los fines que pretende alcanzar el próximo año y que se pueden medir en función de las direcciones de mejora determinados en el punto anterior. Estas se llaman metas.
d. Determine las principales acciones a realizar, así como sus detalles de implantación (tiempos, recursos y responsables).
e. Determine los mecanismos de seguimiento y evaluación.
6) Es importante definir a un equipo responsable del seguimiento y evaluación de los planes y proyectos que sean responsables de reportar cualquier desviación entre la realidad y el plan a la alta dirección. Se recomiendan revisiones trimestrales.
7) Actualice su ejercicio de planeación cuando sea necesario y no necesariamente cada año.