Keisen Consultores - LA PLANEACION: LOS MIEDOS DE LA ALTA DIRECCION Y LAS QUEJAS DE LOS MANDOS MEDIOS

Por Ricardo Hirata.
Es necesario permitir la participación del personal de gerencia y mandos medios (e inclusive del personal operativo) en los ejercicios de planeación y visión de nuestras organizaciones para tener dos beneficios: Mejor vision estrategica y rapida implantacion del plan.

En estas épocas del año muchas organizaciones realizan sus ejercicios de planeación (anual o de mediano y largo plazo), así como ejercicios reflexivos sobre su nueva misión o visión.

El ejercicio típico es un taller de un par de días a donde solamente concurren los del primer nivel de la organización (o sea los directivos). Y a través de un conjunto de fases se explora el entorno, se diagnostica la organización y finalmente se definen los principales fines y sus medios para tener éxito en el futuro.

El año arranca con los nuevos conceptos, valores y visión (así como con los objetivos estratégicos) y un suceso muy común es la falta de entendimiento por parte de la gerencia y mandos medios de los objetivos (así como un desconcierto por las metas determinadas y los responsables de las mismas) y la manera en la que deberán o podrán desplegarlos hacia los niveles inferiores, conectarlos con las actividades diarias y lograr el convencimiento del resto de la organización (normalmente más del 80% del personal) sobre las bondades y necesidades críticas del plan.

La realidad, el plan estratégico no arranca precisamente el 1 de enero, sino hasta el segundo trimestre del año y con muchas dificultades y quejas del personal: "A mi nunca me preguntan y creo que podríamos tener otros objetivos y estrategias", "Si solo me preguntaran…"

No existe una razón única para explicar esto, pero en primer lugar, hay que entender que los niveles de escolaridad y cultura de nuestro personal son mucho más altos que hace 20 años, y que además los estilos de dirección distan mucho de esquemas autocráticos y de baja participación (y delegación de autoridad). Por lo tanto, es necesario permitir la participación del personal de gerencia y mandos medios (e inclusive del personal operativo) en los ejercicios de planeación y visión de nuestras organizaciones para tener dos beneficios:

1.- Una visión completa y representativa de todos los actores de la empresa o institución (se realiza el taller con una muestra representativa de toda la organización).
2.- Una más rápida implantación de las estrategias derivada por un lado, de un mejor entendimiento de todos (entorno, sistema y planes), y por otro, gracias a un semiento de pertenencia de todo el personal sobre los resultados del taller (el participar y ser autor, les da ya la autoridad para implantar los medios).

Sin embargo, la mayoría de las organizaciones teme a este tipo de ejercicios por una de dos razones:

1.- Tienen un liderazgo disfuncional que no permite una comunicación abierta y constructiva con el personal.
2.- Tienen miedo de que las ideas y estrategias de los mandos medios y operativos no coincida con sus formas y líneas de acción.

En general, tienen razón al temer de un ejercicio participativo y es por esta razón que estos ejercicios deben ser adecuadamente planeados y diseñados por un experto (en sistemas de planeación interactiva y métodos participativos - comunitarios). Sin embargo, en nuestra experiencia, si el taller está adecuadamente diseñado, los resultados son extraordinarios, se logra niveles de consenso nunca antes logrados y se acelera la implantación de los "COMOS" con un alto grado de responsabilidad y pertenencia de todos los actores (de todos los niveles). Se logra también un cambio cultural importante que permite una visión más preventiva y constructiva por parte de todos (directores, gerentes, supervisores y personal en general).

La respuesta más común de quienes nunca se les invita a las sesiones de planeación, no es la de revancha y reclamo a las políticas directivas a lo largo del taller. Por el contrario, se encuentra una gran disposición de colaborar con los lineamientos directivos y poder participar con los "COMOS" una vez que se definen los "QUES". Se intercambia una gran cantidad de información y el sentimiento al terminar el taller es el de "SOMOS UN EQUIPO".

Estos talleres requieren de mucha mas compromiso directivo para realizar las cosas, pero de lograrlo, los planes, las acciones y los resultados se dan más rápido, mejor y en forma colectiva.

Es el primer paso para la utilización de otros métodos de planeación operativa que desglosan los objetivos estratégicos en actividades de la operación diaria.

¿No le interesaría tener más contacto con este tipo de experiencias?
¿No cree que su empresa o institución está lista para este tipo de talleres de planeación participativa y efectiva?