Keisen Consultores - MIDIENDO LA MEJORA DEL DESEMPEÑO.

Por Ricardo Hirata.
Es muy fácil como directivo o ejecutivo pensar que la mejora radica solamente en el cambio actitudinal y de cultura de las personas, llegando a "brillantes soluciones" basadas solamente en la motivación. La verdad es que un proceso o sistema difícilmente mejorará si ni siquiera se conoce su comportamiento (y mucho menos si no se compara contra un estado deseado o final).

Existen muchas maneras de mejorar el desempeño de las organizaciones, y ciertamente la base radica en la capacidad que estas tienen para medir sus indicadores y basados en estos determinar metas claras y prácticas.

Es muy fácil como directivo o ejecutivo pensar que la mejora radica solamente en el cambio actitudinal y de cultura de las personas, llegando a "brillantes soluciones" basadas solamente en la motivación. La verdad es que un proceso o sistema difícilmente mejorará si ni siquiera se conoce su comportamiento (y mucho menos si no se compara contra un estado deseado o final).

Algunos pasos que consideramos importantes para la mejora del desempeño son:

1) Determine los indicadores que hacen más efectiva a la organización. Normalmente son indicadores financieros o aquellos que nos ayudan a medir el beneficio que somos capaces de generar. Pero también incluir aquellos indicadores que miden el grado de satisfacción y retención del mercado (cliente, usuario, beneficiario, etc.)
2) Entienda y elabore el mapeo de todos sus sistemas, procesos y estructura del negocio que le permiten obtener los resultados en la actualidad. Aquí no es necesario realizar diagramas de flujo a detalle, es suficiente con pintar grandes bloques y sus relaciones para encontrar ya algunas mejoras que se deben realizar.
3) Defina cuales indicadores son los más importantes y por lo tanto, cuales son los sistemas, procesos y estructuras clave en su organización (indicadores de impacto).
4) Con detalle, ahora si, determine los pormenores de los sistemas, procesos (diagramas) y estructuras (conocimiento profundo de la organización) y determine los indicadores que hacen efectivos dichos sistemas, procesos y estructuras (indicadores del proceso). Seguramente, porque es común, muchos de estos indicadores no se han medido nunca y será necesario iniciar este paso con la medición de datos.
5) Organice la relación causa efecto con los indicadores (ejemplo: ¿Qué indicador A se ve afectado por el incremento o disminución de un indicador B?
6) Elabore un plan de mejoras para incidir directamente en todos los indicadores que se consideren prioritarios (obviamente que hay que mejorar los indicadores de proceso, ya que su mejora crea beneficios para otros procesos, sistemas y estructuras). Recordando que las mejoras pueden ser individuales y en equipos.
7) Tenga cuidado de elegir mejoras importantes y no saturar de actividades al sistema.
8) Lleve el seguimiento y monitoreo de resultados, primero, para demostrar que el proceso ha mejorado, pero también para llevar un control estadístico del proceso (no está por demás recordar que si impactamos en los indicadores del proceso, la mejora en indicadores de impacto será siempre una agradable sorpresa).
9) Comunique los resultados a todos los niveles para crear una conciencia de mejora.